Le travail en équipe à distance est de plus en plus simple à organiser grâce à des outils qui ont été développés pour faciliter la collaboration.
Que les équipes soient réunies dans le même espace, ou si certains sont en télétravail, ces outils révolutionnent notre façon de travailler.
Aujourd’hui plus que jamais, avant d’opter pour une solution, il est indispensable de mesurer certains enjeux essentiels :
- Faciliter la communication et la collaboration
- Organiser la gestion de projets et améliorer la productivité
- Stocker des données et le partage de fichiers
- Organiser des réunions à distance.
Afin de vous aider dans votre choix et vous permettre de monter en compétences, VERTEGO vous propose des formations sur les outils les plus en vogue actuellement.
MICROSOFT TEAMS : LA PLATEFORME POUR LE TRAVAIL D’ÉQUIPE
Application complètement intégrée de la suite Microsoft Office 365, Teams est devenu l’outil de collaboration incontournable des entreprises.
Plateforme la plus utilisée dans le monde, elle rassemble tous les composants d’une parfaite réunion à distance :
- audio et/ou visioconférence regroupant jusqu’à 250 personnes en simultanée, avec partage du son et de l’écran
- partage d’écran et prise de contrôle à distance pour un dépannage technique rapide ou une formation
- espace de messagerie instantanée avec 1 ou plusieurs destinataires, permettant d’échanger du texte, des images, des vidéos, des émojis et des GIF.
Sa force réside dans sa section d’équipes qui favorise le travail collaboratif en dehors des temps de réunions.
Les espaces d’équipes (privé ou public au sein de votre organisation) permettent de travailler à plusieurs sur un même projet, en mettant à disposition :
- un espace d’échange/chat
- un espace de stockage de fichiers partagés modifiables à plusieurs en simultanée
- des applications embarquées pour éditer des documents directement depuis Teams
- un hub d’applications permettant de gérer un projet, comme Microsoft Planner avec lequel vous pouvez créer des tâches, les attribuer à des membres, indiquer leur état d’avancement, des délais, etc.
Pour gérer différents projets, il vous suffit de créer plusieurs équipes avec différents membres et des canaux sous les équipes.
Les participants n’ont pas besoin de créer de compte pour disposer de toutes les fonctionnalités de l’outil.
Prochaine session le 10/01/2022.
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ZOOM : UNE SOLUTION DE COMMUNICATION
Fondé en 2011, cet outil professionnel permet :
- d’organiser des appels vidéos
- d’animer des réunions en visioconférence
- d’organiser des Webinaires et d’échanger via la messagerie instantanée.
Il permet aussi aux collaborateurs de se réunir dans une salle de conférence virtuelle afin d’échanger sur un sujet en particulier.
L’équipe peut rejoindre la salle de réunion virtuelle aussi bien à partir d’un ordinateur, que d’une tablette ou encore d’un Smartphone.
L’application de visioconférence Zoom est gratuite pour les meetings jusqu’à 100 participants.
Des forfaits payants sont aussi disponibles pour les entreprises et permettent une capacité de 1 000 participants par réunion et la possibilité de prendre en charge la téléphonie.
Prochaine session le 15/11/2021
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GOOGLE WORKSPACE : UN OUTIL PUISSANT ET COMPLET
Google Workspace est une suite d’applications développée par Google, rapide à mettre en place, simple à utiliser et sécurisée (ex G-SUITE).
Son objectif est d’optimiser les performances de votre entreprise grâce à des outils travail et de communication virtuels et collaboratifs en temps réel.
Cet outil offre une alternative à Microsoft 365 notamment en proposant une suite bureautique complète avec l’avantages que ses logiciels soient accessibles depuis n’importe quel support (desktop, tablette, mobile), environnement (Mac ou PC), système d’exploitation (Apple, Android, Windows Mobile) et en mode « nomade » grâce au cloud (Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms).
Google Workspace permet de partager un document entre différents membre d’une équipe et chaque membre de cette équipe peut annoter ou modifier ce document qui sera ainsi le même pour tout le monde. Une fonction chat permet aux collaborateurs actifs sur un document en même temps de s’adresser des messages et des commentaires.
Autre avantage et non des moindres : vos ressources et vos données sont hébergées sur les serveurs de google dont le taux de disponibilité et le niveau de sécurisation figurent parmi les plus haut du marché (la connexion à Google Workspace est cryptée en mode https). Vous pourrez sauvegarder et sécuriser vos documents avec Google Drive.
Prochaine session les 6 et 7/12/2021
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KLAXOON : LA SOLUTION DE RÉFÉRENCE POUR LE TRAVAIL HYBRIDE
Créé en 2015, c’est un environnement de travail complet mêlant hardware (MeetingBoard, Klaxoon Box, Hybridity) et software (Board Hybrid, et toute une suite d’applications collaboratives pour révolutionner les réunions).
Depuis n’importe quel appareil numérique, chacun peut s’y connecter et sans aucune installation préalable. Instantanément, les utilisateurs partagent leurs idées au travers d’une dizaine de formats créés pour mobiliser l’intelligence collective de manière simple et visuelle : Brainstorm, Question, Sondage, Vote, Nuage de mots, Quiz…
Klaxoon est une suite d’outils pour tous les moments de collaboration : réunions, ateliers, formation, workshop, collaboration à distance. Ses différentes applications sont accessibles sur desktop, mobile ou tablette et sont très faciles d’utilisation.
Meilleure productivité et gain de temps sont assurés !
Prochaine session le 19/11/2021
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SHAREPOINT : UNE SOLUTION DE PLUS EN PLUS POPULAIRE EN ENTREPRISE
Microsoft SharePoint est une plateforme collaborative et de gestion de contenu basée sur le Cloud, permettant de travailler en équipe même à distance.
Elle propose notamment de créer des sites web ou des réseaux intranet pour l’entreprise : permet de tenir les employés au courant de l’actualité interne, de créer des processus pour automatiser les tâches les plus répétitives, ou encore de développer des applications personnalisées pour rendre les équipes plus productives.
Outil pertinent si les employés ont besoin d’utiliser différents appareils et d’accéder à du contenu, ou si des documents doivent régulièrement être partagés avec les clients.
Un réel gain de productivité est donné.
Autres réels atouts de cette solution :
- l’intégration avec l’environnement Office 365, utilisé par de nombreuses entreprises
- un haut niveau de sécurité (contrôle de l’accès en interne, limitation du contenu selon la position géographique de l’utilisateur etc.)
- encourage la collaboration : couplée avec l’écosystème Office 365, elle offre un lieu de travail virtuel permettant aux équipes de se réunir, de compléter des tâches ou de collaborer
- permet d’automatiser les tâches les plus rébarbatives (fonctionnalité Workflows).
Différentes licences de Microsoft SharePoint existent : 2 solutions sur site (on-premise) et une version en ligne. A noter que la version Cloud – SharePoint Online – peut être acquise indépendamment ou avec d’autres licences Office 365. Elle est hébergée sur le Cloud Azure de Microsoft.
Prochaine session le 06/12/2021
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